EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

PASOS A SEGUIR PARA CONSTITUIR UNA
PEQUEÑA EMPRESA E.I.R.L


Don Javier Martínes manifiesta que desea formar una Pequeña Empresa para construir una Agencia de Viajes y Turismo; quiere ser asesorado para tomar la mejor decisión en lo relacionado a los pasos que debería seguir para formar su Empresa. No quiere tener problemas con la SUNAT ni con la Municipalidad ni con otra institución.

Para construir esta Pequeña Empresa nos proporcionó la siguiente información:
1. Que posee el siguiente capital y lo aporta como patrimonio para constituir su Empresa:
1.1 Dinero en efectivo (bien dinerario);
1.2 Dos escritorios de madera con tres cajones en cada lado, nuevos (bien dinerario);
1.3 Una gaveta de metal (bien dinerario);
1.4 Una Computadora Pentium III, en buen estado de funcionamiento (bien dinerario)
1.5 Una máquina registradora de su propiedad;

2. Dijo que desea construir una Empresa, solo por voluntad y patrimonio de él y que tampoco deseaba comprender su patrimonio particular.
Quiere comprender solo el capital aportado.
Al respecto se le dijo que lo que a él le convenía era construir una Empresa Individual pero de Responsabilidad Limitada. Al respecto, el señor no tenía claro las implicancias ni los beneficios de este tipo de organización.

CARACTERISTICAS DE UNA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (EIRL)

Entre las características de una E.I.R.L. tenemos las siguientes:
1. Es una persona jurídica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal; esto que aparte de Usted no es posible la incorporación de uno o más socios; hacerlo significa que esta Empresa se transforme automáticamente en una sociedad mercantil siéndole aplicable lo dispuesto por la Ley de Sociedades vigentes;
2. La responsabilidad de la Empresa está limitada al patrimonio esto es que la responsabilidad de la Pequeña Empresa está limitada al patrimonio que Usted le dio. En tal sentido Usted como Titular de la Empresa no responde con su patrimonio personal ante alguna obligación de la Empresa. No arriesga su patrimonio personal.
Por ejemplo, si don Javier Martínez tiene un patrimonio dinerario de S/30,000.00 y un patrimonio no dinerario de S/5,000.00 De ellos pone a disposición de la Empresa como capital dinerario S/5,000.00 Ahora bien, en caso de que esta E.I.R.L. quiebre, don Javier Martínez solo responderá por S/. 5,000.00; el resto de su patrimonio personal NO es afectado;

3. Se constituye para la formalización y el desarrollo exclusivo de actividades económicas de Pequeñas Empresas;
4. Puede adoptar un nombre que le permita individualizarla, seguida de las siglas E.I.R.L;
5. Los órganos de la Empresa Son:
5.1 El Titular, que como dueño se constituye en la máxima autoridad de la Empresa y como tal tiene a su cargo la decisión sobre los bienes y las actividades propias de la Agencia de Viajes y Turismo;
5.2 La Gerencia, que es el órgano encargado de la administración y representación de la Empresa;
5.3 Cabe la posibilidad de que el titula asuma el cargo de Gente de la Empresa. En este caso el dueño adquiere los deberes y responsabilidades de ambos cargos y adquiere la denominación de Titular gerente;
6 El patrimonio de esta Empresa lo Constituyen:
6.1 Los bienes no dinerarios como ejemplo muebles, equipos, enseres y maquinarias;
6.2 Los bienes dinerarios, que es el efectivo;
6.3 Los bienes mixtos, que son aquellos que pueden ser valorados económicamente y transferidos al patrimonio de la Empresa.
7 Puede tener trabajadores a su mando;
8 Su constitución es por escritura publica por lo que adquiere personalidad jurídica desde su inscripción en los Registro Públicos;
9 El domicilio de la Empresa es el lugar señalado en el Estado.

CARACTERISTICAS DE UNA PEQUEÑA EMPRESA

En seguida se le indico esta Empresa para que pueda funcionar como una Pequeña Empresa debe satisfacer las siguientes características:
1. Que el numero de trabajadores no sea mayor de CINCUENTA(50);
Los niveles anuales de ventas no pueden ser menores a 150 UIT ni mayores de 850 UIT.
Por ejemplo: si la UIT es de S/3,600.00, sus ventas anuales no pueden ser menores a S/ 540.000.00 ni mayores a S/3, 060,000.00.

DESICIONES FINAL PARA CONSTITUIR LA EMPRESA

El señor Martínez tomo la decisión de constituir una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada – E.I.R.L, con la finalidad de ejercer una actividad económica licita y nos pidió que lo ayudemos en ello. En efecto, se le oriento en relación a los pasos a seguir y se le dijo que la constitución de esta Empresa hay que hacerla en fases y pasos diferentes. Continuación se le explico metodología que debería seguir hasta obtener la Autorización de la Apertura de su establecimiento y de los Libros Contables a llevar.

FASES Y PASOS METODOLOGICOS PARA
CONSTITUIR UNA EMPRESA

PRIMERA FASE:

LA CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA
1.1 Elaborar una minuta de Constitución (VER MODELO);
1.2 La Minuta es elevada a un notario público para que elabore la Escritura Pública. Hay que pagar arancel con tarifa social;
1.3 Luego el testimonio es inscrita en el Registro Mercantil en la SUNARP. Aquí hay que hacer el pago del arancel.
1.4 La Empresa adquiere personería jurídica desde su inscripción en los Registros Públicos.
SEGUNDA FASE:

Los tramites en éste segunda fase son por cuenta titular de la Empresa a constituir.

PASO 1: TRAMITES ANTE LA SUNAT
1. Obtener número de Contribuyente en el Registro Unico de Contribuyentes
Este número lo identificará como contribuyente fiscal; lo obtiene inscribiéndose en el Registro Unico de Contribuyentes en las Oficinas de la SUNAT en Lima o en provincias. Para obtenerlo debe presentar:
1.1 Un recibo de luz, agua, teléfono fijo del local donde funcionara la Empresa,
2. Elegir un Régimen Tributario
En efecto el seños Martínez eligió el Régimen Tributario General por las siguientes razones:
2.1 Porque es una persona natural que se proyecta vender más de S/ 18,000.00;
2.2 Porque se proyecta tener en algún momento más de DIEZ (10) trabajadores;
2.3 Porque requiere extender factura por ventas a personas o empresas con RUC, cuando lo soliciten;
2.4 Puede constituir otra Pequeña Empresa;
2.5 Porque al pagar IGV puede hacer uso del Crédito Fiscal. Cabe indicar que ésta es una deducción, propio de los contribuyentes que pagan el Impuesto General a las Ventas.
3. Pedir Autorización para Imprimir sus Comprobantes de Pago.
Para Obtener esta autorización hay que presentar el documento entregado por la SUNAT, que contiene el numero de RUC, y los Formulario Nº 806; como va ha utilizar una maquina registradora, presentara otro Formulario que puede ser el Nº 809; con esos documentos solicitará autorización para imprimir facturas y boletas de venta. De preferencia deberá elegir aquella imprenta conectada con la SUNAT.

PASO 2: TRAMITAR PERMISOS ESPECIALES
2.1 Como el señor Martínez ha decidido constituir una Agencia de Viajes y Turismo, debe tramitar un permiso especial para funcionar, ante el sector competente que en este caso es el Ministerio de Turismo e Integración, MITINCI. Este Ministerio debe entregar un documento de autorización que se constituya como un requisito de la Municipalidad para obtener la correspondiente Licencia, también conocida como Autorización Municipal de Apertura de Establecimiento Comercial.

PASO 3: AUTORIZACION DEL LIBRO DE PLANILLAS

3.1 El propietario de esta Pequeña empresa debe llevar un libro de Planillas de pago de Renumeraciones al Ministerio de Trabajo para que lo legalice. En una provincia se dirigirá a una dependencia de este Ministerio;
3.2 Luego, con el Libro legalizado, se dirigirá a la oficina correspondiente de ESSALUD o al Banco de la Nación y solicitara los respectivos Formularios para la inscripción de los trabajadores; una vez llenado los entregará a este Banco; salvo que al respecto se disponga otro proceder.

PASO 4: TRAMITAR LICENCIA MUNICIPAL DE APERTURA
Como las Municipalidades poseen autonomía económica y administrativa en los asuntos de su competencia cada una de ellas, para otorgar la Autorización Municipal de Apertura Definitiva de Establecimiento, establece sus propios requisitos los mismos que se deben constar en su respectivo TUPA.
A continuación exponemos los pasos que por lo general establecen las municipalidades del país para que el interesado debería, salvo alguna excepción, para obtener dicha Licencia municipal de Apertura.

PASOS A SEGUIR PARA OBTENER LA AUTOIRIZACION MUNICIPAL DEFINITIVA DE APERTURA DE ESTABLECIMIENTO

Los pasos que por lo general, salvo excepciones, hay que seguir para obtener la Licencia Municipal Definitiva de Funcionamiento son los siguientes:

1. LA ZONIFICACION
a. Adquirir el formato “Zonificación” en la Tesorería de la Municipalidad, el valor de este formato varia entre Municipalidades, luego hay que llenarlo. El valor de este Formato debe constar en el TUPA de la Municipalidad;
b. Efectuar pago por derecho de Zonificación, recabar por ello comprobante de pago. Este pago por lo general incluye la Inspección Ocular que practica la Municipalidad. Su valor también varia entre Municipalidades y debe constar en el respectivo TUPA de la Municipalidad,
c. El formato de solicitud de Zonificación, con su comprobante de su pago, se presentaran en la Oficina de Tramite de Documentos de la Municipalidad, quien los verifica. Si es conforme la verificación de estos documentos, ésta Oficina los recibe y los envía a la Oficina de Zonificación de la Municipalidad quien realiza las inspecciones necesarias sobre el local del establecimiento. El resultado del trabajo sobre la Zonificación del local es favorable a la petición, es enviado a la Oficina de Licencias de la Municipalidad o en su defecto de vuelta al contribuyente.

2. DEL CERTIFICADO DE COMPATIBILIDAD DE USO
Para obtener este documento se haría el siguiente trámite:
2.1 Efectuar pago por cada Certificado de Compatibilidad de Uso. El derecho por este es un derecho administrativo que debe constar en el TUPA de la Municipalidad. Al respecto habría que tener presente lo siguiente para que procede el pago por la Zonificacion y el de la Compatibilidad de Uso, no solo basta que este considerado en el TUPA de la municipalidad, sino que necesariamente debió ser previamente aprobado mediante Ordenanza Municipal, luego publicado en un diario de mayor circulación de la localidad (en el caso de lima en el Diario Oficial “El Peruano”), y finalmente debió ser ratificado por la correspondiente Superintendencia de administración tributaria de la Municipalidad-(SAT), u Órgano competente que haya sus veces en la respectiva provincia. El valor de este Derecho municipal varía de una a otra Municipalidad.

Cabe hacer mención que en algunas Municipalidades se encontrara que el Certificado de Compatibilidad de Uso no es, salvo excepciones, exigible. Por ejemplo, en la Municipalidad Metropolitana de Lima, aquellos negocios con Zonificacion conforme tal certificado de Compatibilidad de Uso es reemplazado por un Certificado de Aptitud de Establecimiento (CAE), que tiene una validez de tres (3) meses.

3. CERTIFICADO DE DEFENZA CIVIL

Este requisito es nuevo. No es exigible por todas las municipalidades por lo mismo que en cada una de ella su administración responde a su propia realidad. Tenemos por ejemplo que siendo la realidad de la Municipalidad de Lima distinta a las demás, se exige, para todos los giros, éste documento en razón de previsión de sismos o situaciones en contra de la integridad de las personas.

4. TRAMITE PARA OBTENER AUTORIZACION DE APERTURA MUNICIPAL DE ESTABLECIMIENTO COMERCIAL

Por La Oficina de Tramite de Documentos (OTC) de la respectiva municipalidad, presentar los documentos conduce a obtener la Licencia Municipal de Funcionamiento. Algunas Municipalidades exigen que previa a la recepción los documentos sean visados de la Oficina de Licencias de la Propia Municipalidad.
La Oficina de Tramite Documentario de la Municipalidad, apertura el respectivo expediente siempre que se adjunte a la solicitud los siguientes documentos, en original:
4.1 El Certificado de Zonificacion aprobado;
4.2 Copia del Documento Nacional de Identidad (DNI)
4.3 Copia del registro Unico de Contribuyente (RUC), entregado por la SUNAT;
4.4Titulo de la Propiedad o contrato de arrendamiento que acredite la conducción del establecimiento;
4.5 Certificado de compatibilidad de Uso. En el caso de la municipalidad Metropolitana de Lima, este documento en algunos casos es reemplazado por el Certificado de Aptitud de Establecimiento (CAE), que consiste en una verificación que la Municipalidad hace a través de un arquitecto constatado quien llena este documento junto con el conductor del negocio y/o propietario de ser el caso;
4.6 Comprobante del pago del Derecho de Licencia de Apertura de Establecimiento; este documento también es conocido como Autorización Municipal de Apertura de Funcionamiento. Cae agregar que este derecho administrativo también debe constar en el TUPA de la Municipalidad; no solamente eso, este TUPA debió ser aprobado por Ordenanza Municipal; luego publicado en un diario de mayor circulación de la localidad (en el caso de lima debe ser publicado en el Diario oficial “El Peruano”)y finalmente ser ratificado por la correspondiente SAT-Municipal u órgano que haga sus veces en la respectiva provincia. El valor de este Derecho Municipal Varía de otra Municipalidad. Si dicho derecho no esta considerado en un TUPA aprobado de esta forma, no es obligación del contribuyente este pago;
4.7 Según el giro y/o casos especiales presentar documentos adicionales. Por ejemplo, la Municipalidad Metropolitana de Lima exige la Presentación de los siguientes documentos según giro y/o caso:

DOCUMENTO ADICIONAL

a) Para todos los giros.
:
Que el área económica este registrada en ICIL
b) Local en edificio.
:
(Castro) de la Municipalidad.
:
Conformidad de la junta de Propietarios.
c) Giros que por su complejidad no tenga acceso al CAE
:
Certificado de Compatibilidad de Uso.
d) Hostales, hoteles, colegios
:
Declaratoria de fábrica y/o Conformidad de Obra.
e) Bingos.
:
Carta Fianza.
f) Salones de baile, cabaret, boite casas de cita, prostíbulos
:
Plano de Distancias (Oficina de Catastro)
g) Playa de estacionamiento.
:
Certificado de Habilitación.
h) Fábricas y otros que generen humos, olores, ruidos, etc.
:
Estudio de Impacto Ambiental.
i) Discotecas.
:
Póliza de Seguro.

4.8 Recepcionada la solicitud y apertura do el expediente por la Oficina de Tramite de Documentos, se debe esperar SIETE días Hábiles y si la documentación es conforme la Municipalidad debe proceder a entregar directamente la licencia Municipal de Apertura de Establecimiento Definitiva; en este caso se obvia la Licencia Provincial;
4.9 Si la Municipalidad dentro de dicho plazo no se ha pronunciado sobre la solicitud de Licencia, se aplica el silencio administrativo positivo y se entenderá que se ha autorizado una Licencia Provisional de Funcionamiento;
4.9.1 En cualquier caso, la Licencia de Funcionamiento Provisional tendrá una validez de Doce (12) meses. Este plazo es contacto a partir de la fecha de presentación de la solicitud.
¿Qué es una Licencia?. Una licencia es por si misma una autorización, también es un permiso otorgado solo por una Municipalidad, en este caso a una Pequeña Empresa. Esta Licencia Municipal Definitiva de Funcionamiento se Origina, no por la presentación de un nuevo expediente ni nuevos tramites de iniciación; se origino por la presentación del expediente que dio origen a la Licencia Provisional y luego de haber transcurrido DOCE(12) meses contados a partir de la presentación de la solicitud, la única condición es que en el periodo de doce(12)meses no se haya detectado irregularidad alguna o que habiéndose detectado, esta ha sido debidamente subsanada a criterio de la Autoridad Local.
Cabe Precisar que lo que se adquiere con el otorgamiento de esta Licencia Municipal, es el carácter definitivo de esta pero solo para funcionar en un determinado establecimiento o local y bajo las condiciones otorgadas. Este carácter definitivo es por el solo hecho de que ninguna Municipalidad puede cobrar TASA alguna por concepto de renovación, fiscalización y actualización de datos a favor de la Licencia, pero de ninguna manera significa que la municipalidad debe dejar controlar el desenvolvimiento del negocio, de fiscalizarlo periódicamente; es que la fiscalización posterior, para verificar el normal funcionamiento del establecimiento comercial, que es una función natural de la Municipalidad y como tal es su obligación hacerlo para mantener el orden, la tranquilidad y la seguridad pública.

5. DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Como se encuentra en el Régimen General esta obligado a llevar Libros de Contabilidad según las siguientes circunstancias:

SI LOS INGRESOS POR VENTAS EXCEDEN DE 100 UIT (HASTA S/. 310,000.00 EN EL 2003)

Estos Libros son legalizados por notario del lugar del domicilio del negocio; a falta de Notario los puede legalizar el Juez de Paz Letrado o Jueces de Paz. Dicha legalización debe ser hecha en primera hoja y debe constar sello en cada hoja. En este caso los Libros que esta Empresa debe Llevar son:
a. Libro de Ingresos y Gastos;
b. Libro de Inventarios Y Balances;
c. Registros de Ventas e Ingresos y Registros de Compras;
d. Libros de Planillas de Sueldos y Salarios, en el caso de tener personal dependiente;
e. Libro de Retenciones, en caso de contratos de trabajos independientes.
La Empresa requiere el apoyo de un Contador Publico Colegiado para llevar estos Libros y para confeccionar el o los Estados y Balances correspondientes.

SI LOS INGRESOS DEL NEGOCIO EXCEDEN DE 10 UIT (MAS DE S/. 310,000.00) EN EL 2003
Estos Libros también son legalizados por notario del lugar del domicilio del negocio; a falta de Notario los puede legalizar el juez de paz Letrado o jueces de Paz. Dicha legalización debe ser hecha en primera hoja y debe constar sello en cada hoja.
a. Registro de Ventas e Ingresos;
b. Registro de Compras;
c. Libros de Ingresos y Gastos;
d. Libro de Retenciones, para trabajos de contratos independientes;
e. Registro de Inventario Patrimonial en Unidades;
f. Libro de Planillas de Pagos;
g. Libro Diario, Inventarios y Balances;
h. Libro Mayor;
i. Libro de Inventario Permanente Valorizado;
1) Registro de Activos;
2) Libro Auxiliar de Control de Activos Fijos.
Asimismo todo registro en Libros Contables deberá estar sustentado con Comprobantes de Pago; de forma vigente según la SUNAT.
Con mayor razón esta Empresa requiere el apoyo de un Contador Público Colegiado para llevar estos Libros y para confeccionar el o los Estados y balances correspondientes.
6 DE LOS PAGOS TRIBUTARIOS Y OTROS
6.1 Para el Impuesto General a las Ventas (IGV) a la SUNAT en formulario Nº 119;
6.2 Pagar a ESSALUD-ONP por trabajadores dependientes, en Formulario Nº 1073-SUNAT.
7 DE LAS INFRACCIONES CONTABLES
7.1 Omitir llevar Libros de Contabilidad exigidos por la legislación vigentes; omitir ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, y activos gravados o registrados por montos inferiores;
7.2 Usar comprobante o documentos falsos, simulados o adulterados para respaldar registros contables;
7.3 Llevar con atraso mayor al permitido, por las normas vigentes, los Libros de Contabilidad u otros Libros relacionados a ellos.
8. DEL LIBRO DE PALNILLAS
8.1 Llevar un Libro de Planilla de Pago de Renumeraciones, el mismo que debe ser visado por el Ministerio de Trabajo Y Promoción Social.
9. DEL REGISTRO PATRONAL
Se efectuara el siguiente trámite:
9.1 Se llenara una ficha de inscripción como empleador, en original y copea, dentro del plazo de 10 días, después de iniciada las labores del primer trabajador. Si lo hace después de ese plazo se hará acreedor de una multa de UNA UIT
9.2 Luego Llevar al Ministerio de Trabajo y Promoción Social, y mostrar el Original de los Siguientes Documentos:
9.2.1 El registro Unico de Contribuyente,(RUC);
9.2.2 El Libro de Planillas debidamente visados;
9.2.3 Documento de constitución de la Empresa (Testimonio debidamente inscrito en Registros Públicos). En este caso no corresponde;
9.2.4 La licencia Municipal de Apertura de Establecimiento;
9.2.5 Hacer declaración jurada sobre la fecha de ingreso del primer trabajador a la Empresa
10 DE LA INSCRIPCION DE ASEGURADOS EN ESSALUD
Para la inscripción a ESSALUD hay que llevar el número de RUC y la fecha del ingreso a laborar del primer trabajador y seguir los siguientes pasos:


10.1 Llenar una ficha de inscripción del asegurado en original y copia;
10.2 Presentar una carta pidiendo la inscripción con firma y sello del empleador. Para ellos hay que llevar relación completa de trabajadores a inscribir. La demora aproximada es de 24 a 48 horas de presentar lo siguientes requisitos:
10.2.1 Documento Nacional de Identidad (DNI).
10.2.2 Partida de Nacimiento, si es menor de edad Libreta Militar.
10.2.3 Para la Atención por parte de ESSALUD hay que esperar TRES meses consecutivos de aportación como mínimo.
10. TRAMITE ANTES INDECOPI
Ante INDECOPI se hacen los trámites necesarios para registros de MARCAS Y PATENTES de propiedad de la Empresa, si es necesario.
Tenemos, por ejemplo, si esta Empresa como Agencia de Viajes y Turismo inventa una forma de promocionar su servicio y lo quiere explotar de forma exclusiva debe registrarlo con la finalidad de que se conceda el derecho a explotarlo con exclusividad por un nombre, un símbolo o dibujo, o una combinación de ambos para identificar con mayor facilidad su producto o servicio y de esta forma diferenciarlo de los de la competencia entonces el señor Martínez también debe registrarlo.